Quelques grands principes pour réussir vos négociations

I.    La préparation : une réflexion logique et pratique en 6 points

1.   Définissez votre objectif. 90 % des négociateTwitter imageurs n’ont qu’une vague idée de ce qu’ils veulent. C’est une des raisons majeures de leurs échecs !

2.   Identifiez ce qu’il vous faut savoir sur l’autre partie. Atteindre ses propres objectifs dépend en grande partie de la capacité de l’individu à identifier et à accorder à l’autre partie ce qu’elle souhaite.

3.   Définissez votre stratégie. Attention aux études détaillées de scénarios, qui nuisent à la souplesse de manœuvre et restreignent les capacités d’adaptation de l’individu. Si l’autre partie sort du chemin balisé des scénarios conçus par son interlocuteur, ce dernier risque vite d’être pris de court ! En pratique, imaginer toutes les réponses et objections de l’autre est rarement la meilleure façon de se préparer.

4.   Définissez les modalités d’organisation et les complémentarités au sein de l’équipe de négociateurs. Qui fait quoi, quand, comment, etc.  Il s’agit de bien connaître son « profil de préférences cérébrales » et d’aller chercher des coéquipiers avec des profils complémentaires.

5.   Définissez ce que vous souhaitez en échange de vos éventuelles concessions. Le négociateur doit définir à l’avance ce qu’il est prêt à échanger, au titre des concessions mutuelles, entre son idéal et ses limites de négociation.

6.   Définissez ce que vous êtes prêt à concéder pour atteindre votre cible sur les points clé de la négociation. Pas de négociation sans concessions ! Celui qui part en voulant tout obtenir sans rien donner en échange, n’est pas dans l’esprit de la négociation et court à l’échec sur le long terme.

II. Les 7 éléments clés du « face-à-face »

1.   Créez un bon climat, une bonne relation. Toute communication est faite d’un contenu et d’une relation avec l’autre partie, qui doit être de bonne qualité.
2.   Concevez un ordre du jour commun. Il convient de faire un exposé factuel de l’historique de la négociation, en précisant les points clés de l’ordre du jour. Ce dernier doit être accepté par l’ensemble des parties et peut, au besoin, être négocié. Il est affiché et chacun doit passer du temps à se concentrer sur celui de l’autre partie.
3.   Identifiez la zone d’intérêts communs. Concentrez-vous sur les objectifs de l’autre partie et identifiez l’intérêt de l’autre à négocier avec vous. Sans intérêts respectifs, pas de négociation possible ! Si l’autre partie n’a pas un intérêt à négocier avec vous, elle ne négociera pas. Posez-lui le plus possible de question directes et ouvertes, comme: « Sous quelles conditions seriez-vous prêt à? », «  Certaines circonstances vous permettraient-elles de? »
4.   Faites des synthèses régulières. La discussion doit régulièrement être résumée. Au besoin, la parole peut être passée à une personne mandatée dans l’équipe pour faire les synthèses : on choisira de préférence un collègue dont le profil de préférences cérébrales est « limbique gauche ».
5.   Soyez attentif. La « calibration » est le fait d’observer finement son interlocuteur. Elle permet de percevoir, au-delà des mots, ce qu’exprime l’autre. Lorsqu’une personne présente un bon niveau de cohérence entre, d’une part, ce qu’elle montre (comportement) et ce qu’elle ressent (état interne), et, d’autre part, ce qu’elle exprime verbalement, on dit qu’elle est congruente.
6.   Sachez être à l’écoute. Le bon négociateur n’est pas celui qui parle le plus ! Écouter activement (par le jeu des questions, les reformulations, etc.) reste la meilleure attitude pour obtenir des informations sur les « préférences cérébrales » de son interlocuteur.
7.   Synchronisez. Si la relation est bonne, on remarque un « effet miroir » entre les postures corporelles et les caractéristiques de langage des deux interlocuteurs (rythme, timbre de voix, tonalité, etc.), c’est la « synchronisation ».

III. Les 5 phases de la proposition : une séquence logique

1.   Posez toujours vos conditions en premier. Cette précaution évite d’être interrompu : en parvenant à poser ses conditions d’abord, le bon négociateur suscitera l’intérêt de son interlocuteur, qui écoutera religieusement jusqu’au bout. Le bon négociateur doit avoir mûrement réfléchi à ce qu’il voudrait en échange de ce qu’il serait prêt à concéder.
2.   Puis, faites votre offre. Elle doit couvrir tous les points clés abordés lors de la phase de discussion et d’échanges d’informations.  Ce qui compte avant tout, est la valeur des concessions proposées aux yeux de l’autre partie.
3.   Si nécessaire, expliquez votre proposition. Pour ne pas risquer de diluer et d’affaiblir son offre, le négociateur prendra soin de ne pas mélanger sa proposition et son argumentaire.
4.   Résumez votre proposition, en passant si possible la parole au co-équipier chargé de faire la synthèse.
5.   Demandez à votre interlocuteur de prendre position en lui posant la question : « Que pensez-vous de ma proposition ? »

Quelques points importants

•    Une bonne contre-proposition se construit à partir des éléments de la proposition de l’autre partie.
•    Rejeter la proposition de l’autre partie « en bloc », va heurter l’interlocuteur. Pour aboutir positivement, il est recommandé de construire sa proposition en reprenant certains termes de celle de l’autre.
•    Bien comprendre les attentes de l’autre partie est la base d’un bon échange et permet une négociation « gagnant – gagnant ».
•    Les argumentaires sans fin, la persuasion à outrance ne feront qu’irriter l’autre partie. Où est son intérêt réel à négocier ? L’interlocuteur doit le découvrir à l’aide de questions pertinentes avant de faire sa proposition.

IV. Les phases de conclusion et accord : 5 points clés

1.  Pensez à résumer l’accord. À ce stade de la négociation, il est très important de bien résumer. Plutôt que de prendre la parole, il convient de demander à son interlocuteur de résumer ce qu’il a compris de l’accord. Malgré des points de désaccord partiel, il doit pouvoir dérouler son résumé sans être interrompu. L’autre partie notera les points de blocage pour y revenir ensuite.
2.   Soyez précis et spécifique. C’est le moment de la négociation où il convient de ne rien laisser au hasard… Pensez à nouveau à faire appel à votre coéquipier à dominante « limbique gauche », il ne laissera passer aucun détail !
3.   Restez attentif à la « concession de finalisation ». Accepter de faire une dernière concession à la demande de son interlocuteur (minime, qui ne remet pas en question l’accord) est l’occasion d’obtenir, en échange, la signature de l’accord.
4.   Bannissez l’avidité. Si des demandes majeures ont été gardées pour la fin de la négociation (sujets qui fâchent, par exemple), les évoquer à ce stade de la discussion constitue une prise de risque majeure. Mieux vaut mettre les sujets difficiles à traiter dans l’ordre du jour, en début de négociation.
5.   Veillez au respect de l’équité. Le principe d’équité est primordial en négociation, l’objectif étant de maintenir une relation partenariale. Toutes les parties doivent être satisfaites de l’accord. « On quitte une bonne négociation comme on quitte un bon livre, avec nostalgie ».

À retenir, quelles que soient vos négociations futures :

LE BON NEGOCIATEUR EST CELUI QUI SAIT ÊTRE FERME SUR SES OBJECTIFS ET TRÈS SOUPLE DANS LA FORME… À PROPOS, QUEL TYPE DE NEGOCIATEUR ÊTES VOUS ?

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Fiche technique réalisée par Christine Morlet, consultante senior, fondatrice du réseau d’experts internationaux en négociation

Christine Morlet est consultante senior et fondatrice du réseau d’experts Formation-Négociation.Com

Forte de plus de dix ans d’expertise en négociation internationale, elle a récemment développé le concept de « négociation à cerveau total », en s’appuyant, entre autres, sur les recherches de l’Institut Herrmann sur les « préférences cérébrales ». Ayant principalement exercé en Europe, elle s’est notamment concentrée sur l’univers industriel et celui des services aux entreprises, avec des grandes organisations ou des PME publiques et privées. Spécialiste de la fonction commerciale (achat et vente), elle permet aux managers d’optimiser leur compétence en communication interpersonnelle et en stratégie de négociation lors de négociations complexes. Elle intervient également en qualité de professeur de négociation internationale au master de négociation internationale de l’Université de Provence et à l’IEP d’Aix-en-Provence.

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